Planejar um casamento envolve muitas decisões, e uma das mais importantes é a lista de convidados. Definir quem estará presente nesse dia tão especial pode ser uma tarefa desafiadora, mas com organização e clareza, é possível criar uma lista de convidados de casamento que atenda às expectativas dos noivos.

Ela não só determina a quantidade de pessoas presentes no grande dia, mas também vai influenciar em vários aspectos do planejamento como orçamento, a escolha do local, o menu do casamento e até a identidade visual.

Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre como montar a lista pensando em todos esses detalhes de maneira tranquila e organizada. 

Como fazer uma lista de convidados para o casamento

Não tem jeito: uma hora ou outra os noivos, e eventualmente a família, precisam sentar para conversar sobre a lista de convidados. Em alguns casos, tudo é resolvido sem nenhum stress. Em outros, sabemos como é difícil para alguns casais “cortarem”pessoas da lista ou se sentirem na obrigação de convidar alguém.

Nesses casos, é preciso muita conversa e paciência para evitar brigas e confusões. Conversar abertamente é a dica mais importante para o momento de montar a lista.

Veja outros critérios e detalhes que vão ajudar a montar a lista:

Defina o orçamento e o estilo do casamento

Antes de começar a listar nomes, é essencial definir o orçamento e o estilo do seu casamento. O orçamento determinará quantas pessoas podem ser convidadas, enquanto o estilo – como tradicional, mini wedding ou destination wedding – influenciará na seleção de convidados.

Ou seja, se os noivos idealizam um casamento mais intimista, não faz sentido convidar parentes e amigos mais distantes. Já se sonham com um casamento grande, a lista dos convidados tende a ser maior naturalmente.

Liste todos os possíveis convidados

Faça uma lista inicial com todos os possíveis convidados. Inclua familiares, amigos próximos, colegas de trabalho e outras pessoas importantes em sua vida. Nesta etapa, não se preocupe com a quantidade final, apenas liste todos os nomes que vierem à mente!

Classifique os convidados por prioridade

Divida essa lista inicial em categorias de prioridade. Uma maneira eficaz de fazer isso é criar quatro listas. Veja uma sugestão de como fazer isso:

Lista A: pessoas que absolutamente devem estar presentes (familiares próximos e melhores amigos, como os padrinhos e madrinhas).

Lista B: pessoas que seus familiares fazem muita questão de serem convidados. 

Lista C: pessoas que você gostaria de convidar, mas não são essenciais.

Lista D: pessoas que você convidaria se tivesse espaço e orçamento ilimitados.

Envolva os pais na decisão

Se os pais de ambos os lados estiverem contribuindo financeiramente para o casamento, é justo e até mesmo super normal que eles tenham alguma voz na lista de convidados. Peça para que eles sugiram nomes (que poderiam entrar na Lista B, por exemplo) e já conte com essas pessoas na lista ou em como justificar uma negativa para os pais.

Considere a capacidade do local do casamento

É bem interessante já ter uma ideia do número de convidados no momento da escolha do local. Assim, é possível verificar mais facilmente se a capacidade do local acomoda confortavelmente todos os convidados das listas mais importantes que os noivos montaram – A, B e C, por exemplo.

Os noivos podem também decidir o que é mais importante: a lista ou o espaço. Se a lista é algo inegociável, é preciso procurar por espaços que tenham estrutura para esse número de convidados. Já se os noivos sonham com um lugar específico, a lista que vai precisar se adequar a ele. Lembre-se de que o local deve proporcionar uma experiência agradável para todos.

Faça os cortes necessários

Com tudo isso em mente, revise a lista novamente e faça os cortes necessários para ajustar ao orçamento e à capacidade do local. Isso pode ser difícil, mas é essencial para manter o evento gerenciável e dentro do esperado.

Quando montar a lista de convidados do casamento

O momento ideal para começar a montar a lista de convidados é cerca de 10 a 12 meses antes do casamento.

Iniciar esse processo com antecedência garante que você tenha tempo suficiente para considerar todos os detalhes e ajustes necessários, como orçamento, capacidade do local e escolha dos fornecedores.

Além disso, ao montar a lista antecipadamente, você pode enviar o convite de casamento com bastante antecedência, permitindo que seus convidados se programem e confirmem presença com tranquilidade.

Esse planejamento antecipado também facilita a coordenação com fornecedores e a personalização dos convites, garantindo que tudo esteja alinhado com a identidade visual e o estilo do seu casamento.

Dica! É indicado começar a montar a lista o quanto antes, mas é perfeitamente normal que ela seja refeita várias vezes. Assim, não se preocupe em ter uma versão final logo no começo do planejamento e prepare-se para eventuais mudanças.

Quantidade ideal de convidados para um casamento

O número de convidados para um casamento depende de acordo com o estilo do evento, orçamento e preferências dos noivos. Veja algumas possibilidades para ter como referência:

• Elopement wedding: presença apenas dos noivos e de alguns profissionais, como celebrante, fotógrafo e videomaker. Alguns noivos optam pela presença dos pais, irmãos ou filhos.
• Micro wedding: até 50 convidados. Ideal para quem deseja um evento mais pessoal, íntimo e acolhedor.
• Mini wedding: um dos formatos mais escolhidos, com até 100 convidados. Permite convidar familiares e amigos próximos, mantendo o evento relativamente íntimo.
• Casamento grande: com mais de 100 convidados, indicado para casais com grandes redes de amigos e familiares.
• Destination wedding: a ideia é fazer com que o casamento aconteça em outra cidade ou até mesmo país. O número de convidados depende do orçamento e do que os noivos esperam para essa viagem, mas normalmente acaba sendo uma lista mais reduzida.

Lembre-se que a quantidade de convidados deve ser adequada à logística do casamento. Considere a capacidade do local escolhido, a disponibilidade de acomodações para convidados de fora da cidade e o orçamento para alimentação e bebidas.

Dica! Como em toda festa, é normal que nem todos os convidados confirmem a presença. Assim, é recomendado ter na lista de convidados de casamento 10% a mais da quantidade planejada. Por exemplo, uma festa para 100 convidados pode chegar a ter 110 pessoas na lista.

Tudo sobre a confirmação de presença (RSVP)

O RSVP é uma sigla original da expressão francesa Répondez S’il Vous Plaît, que significa “responda por favor”. Ou seja, é o pedido de confirmação da presença no casamento. Ele vai dar uma ideia de quantas pessoas poderão celebrar com os noivos e deve ser utilizado apenas para se ter uma média da quantidade de pessoas confirmadas.

É bem difícil saber com exatidão o número de convidados, pois muitos acabam confirmando, mas não comparecem. No entanto, é de se esperar que quanto maior o número de convidados, mais faltas podem ser consideradas.

Além de considerar a variação de 10% a 20% no número de convidados, mantenha uma uma lista de espera de pessoas que você gostaria de convidar, caso haja desistências. Isso garante que todas as vagas esperadas sejam preenchidas.

Não se esqueça ainda de enviar notas de agradecimento após o casamento para mostrar sua gratidão aos convidados por compartilharem esse momento especial com vocês!

Como solicitar o RSVP?

Existem algumas maneiras de solicitar a confirmação de presença dos convidados. A mais comum é no site do casamento, uma vez que essa url pode ser indicada no convite. Assim que os convidados acessam essa página podem encontrar todas as informações do casamento, como local, data, horário, lista de presentes e o RSVP.

Lembre-se de colocar como opção de resposta tanto uma confirmação de presença positiva, como negativa, caso um convidado queira indicar que não poderá comparecer no casamento.

Casamento Carol Moreira e Beto Caliman, clientes Dona Amélie. Foto: Sonhos Altos Fotografia.

O QR Code é um detalhe moderno para incluir no convite, para que os convidados possam ser redirecionados para o site com mais facilidade. Foto: Dona Amélie.

O RSVP ativo também é uma opção frequente, já que existe a possibilidade de algumas pessoas não visitarem o site, não repararem nessa solicitação lá ou ainda não ligarem para confirmar a presença, caso seja esse o formato escolhido pelos noivos. Assim, é possível entrar em contato com cada convidado por telefone ou pelo WhatsApp.

Leia também – O guia definitivo para divulgar sua lista de presentes de casamento e facilitar a vida dos seus convidados!

Como fazer uma lista simples de casamento?

Se para os noivos, a lista não é um grande dilema, é possível usar ferramentas que vão ajudar a deixar esse processo ainda mais simples. Veja algumas dicas:

1. Ferramentas de planejamento

A tecnologia pode ser uma grande aliada na criação de uma lista de convidados. Use planilhas, aplicativos ou sites de planejamento de casamento para organizar e gerenciar a lista.

Um planner de casamento também é uma ótima opção para esboçar a lista de convidados e ter registrado quem vocês fazem questão de convidar.

O My Dream Planner é o planner da Dona Amélie, um material lindo e maravilhoso que foi desenvolvido para que a noiva tenha total controle da organização do casamento. Um planner completo e premium, produzido com materiais de alta qualidade. Fique dentro do seu orçamento, não perca os prazos, visualize melhor a lista de convidados, planeje sua lua de mel e muito mais!

2. Critérios claros

Defina critérios claros para a inclusão de convidados, como a proximidade do relacionamento, a frequência de contato e a reciprocidade (convidados que te convidaram para seus casamentos).

3. Comunicação com os pais

Como mencionado anteriormente, se os pais estão contribuindo financeiramente, envolva-os na criação da lista. Seja claro sobre o número de convidados que eles podem adicionar.

4. Revisão e ajustes

Revise a lista várias vezes e faça ajustes conforme necessário. Seja realista sobre o número de pessoas que você pode acomodar e mantenha uma lista de reserva para casos de desistências.

Quando entregar o convite de casamento?

Os convites são o primeiro contato que seus convidados terão com o casamento. Eles devem ser bem elaborados, refletindo o tema e a paleta de cores escolhida. Inclua todos os detalhes necessários, como data, horário, local e o site do casamento.

O Save the Date pode ser enviado com 6 meses antes da data do casamento. Nesse momento, se o site já estiver pronto, é possível que alguns convidados comecem a confirmar a presença.

Ainda que a lista não esteja 100% fechada, é interessante enviar o Save the Date para quem os noivos já têm certeza que querem convidar, garantindo a presença dessas pessoas tão especiais!

Já os convites devem ser entregues em até dois meses antes do casamento. Assim, 30 dias antes do casamento todos os convites já precisam estar com os convidados. Se você estiver planejando um Destination Wedding ou se muitos convidados são de outras cidades, é melhor garantir a entrega com mais antecedência.

Queremos sonhar esse sonho com você!

Nós da Dona Amélie criamos a identidade visual e elaboramos convites e presentes totalmente personalizados para quem busca mais identidade e personalidade no casamento. Com muito amor ao nosso trabalho, nos dedicamos intensamente para que nossos clientes se sintam ouvidos e compreendidos e para que suas personalidades sejam colocadas em cada detalhe, do jeito que sempre sonharam.

O céu é o limite e tudo que puder ser personalizado, conseguimos sonhar com você. Com muita identidade, cada detalhe da decoração vai estar em perfeita harmonia com a papelaria do grande dia!

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Você também pode solicitar o nosso Welcome Kit, um kit completo com convites e itens de papelaria do portfólio da Dona Amélie montado sob medida para o seu estilo de casamento. Preparamos tudo com carinho para as noivas que querem receber em casa esse lindo material e querem ver e sentir a qualidade com suas próprias mãos!